Om maximaal te profiteren van de GVB-regeling voor R&D moeten de regels en tijdschema’s van deze fiscale incentive strikt worden nageleefd, in het bijzonder de deadline van 31 augustus, bij voorkeur zelfs wat vroeger. Vanaf die datum betekent elke payrollfout minder geld voor u … Arnaud Destrebecq, projectmanager en financieel adviseur bij MoneyOak, neemt het onderwerp onder de loep.

Wat betekent de deadline van 31 augustus?

In 2024 is de eigenlijke deadline vrijdag 30 augustus om 16.00 uur. Dat is de uiterste datum waarop de loonlijst van het vorige jaar gedocumenteerd moet zijn en aan de fiscus aangegeven moet zijn om te kunnen profiteren van de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor R&D. Die laatste fase wordt uitgevoerd door het sociaal secretariaat … Voorzie echter de nodige marge op deze deadline!

Waarom is die marge nodig?

Omdat wij ons bij MoneyOak als doel hebben gesteld om ervoor te zorgen dat elke klant dankzij dit belastingvoordeel voor R&D precies het geld terugkrijgt waar hij of zij recht op heeft. We moeten dus de tijd hebben om het werk van het sociaal secretariaat te controleren via de uittreksels van de FOD Financiën en eventuele correcties of aanvullingen te vragen aan het sociaal secretariaat. Dat alles moet voor 31 augustus gebeuren!

Wat zijn de meest voorkomende fouten?

Het sociaal secretariaat kan bijvoorbeeld een verkeerde code ingeven, een werknemer of diploma weglaten, het vakantiegeld vergeten op te nemen, niet alle formulieren doorsturen naar de fiscus, enz. Dat gebeurt vaker dan u zou denken en deze fouten kunnen een negatieve impact hebben op de vrijstelling van de klant. Dat zou jammer zijn, zeker als we dat kunnen vermijden door de nodige tijd voor controles in te bouwen. Bij MoneyOak streven we naar ‘nul fouten’. En dat is mogelijk mits de klant ons tijdig alle documenten toestuurt.

Wat noemen wij ‘tijdig’?

Idealiter verzamelen we alle documenten tegen uiterlijk 30 juni. Na 30 juni wordt het krap, ook al voeren we daarna nog steeds zoveel mogelijk controles uitbinnen de deadline.

Dat vereist dus enige waakzaamheid van de klant …

Zeker, maar we staan altijd aan zijn zijde. Tijdens onze vergaderingen, die in januari van start gaan, maken we hem wegwijs in de documenten die hij moet verstrekken: personeelslijst, projecten en werknemers die in aanmerking komen, diploma’s, timesheets, enz. Op basis van die informatie stellen we een verdedigingsdossier samen – om ons voor te bereiden op een eventuele belastingcontrole – en maken we alle financiële berekeningen. Het dossier wordt vervolgens naar het sociaal secretariaat gestuurd, dat het moet ‘implementeren’ … Dit is essentieel payrollwerk, dat we dus voor 31 augustus moeten kunnen controleren!

Gaan de voordelen van de GVB-regeling na deze deadline verloren?

Niet helemaal, want u kunt achteraf nog altijd een belastingclaim indienen, maar deze procedure duurt langer en stelt hogere eisen aan de klant. Bovendien krijgen klanten hun geld in het beste geval na negen maanden terug, maar in het slechtste geval kan dat enkele jaren duren. Als het tijdschema wordt gevolgd, vindt de terugbetaling echter al binnen de zes weken plaats. Dat is toch een groot verschil!

Nog een laatste tip? 

Er is nog tijd, maar het wordt dringend, neem dus zo snel mogelijk contact met ons op! En onthoud deze informatie voor volgend jaar: voorzie de nodige marge om geen onnodige risico’s te nemen.

Neem alle maatregelen om de GVB optimaal te benutten. Meer informatie?