Een elektronische factuur is geen pdf die per e-mail wordt verstuurd! In realiteit is elektronisch factureren een enorme onderneming, zeker voor kmo’s. Het goede nieuws is dat de inwerkingtreding is uitgesteld en dat het proces pas in september 2026 verplicht wordt. Die tijd is nodig om de grond te effenen …
In België wordt momenteel slechts 15 procent van de facturen elektronisch verstuurd in het gestructureerde formaat dat op Europees niveau is geharmoniseerd en bekendstaat als “Peppol”. Dat is weinig, heel weinig. De meeste Belgische bedrijven zijn dus nog niet klaar voor elektronische facturatie … Die overgang gebeurt echter niet van de ene dag op de andere, want er moeten onder meer leveranciers- en klantendatabases worden bijgewerkt, use cases worden geïdentificeerd, een e-reportingsysteem worden geïmplementeerd, facturen naar het vereiste formaat worden gemigreerd enz. Maar laten we beginnen bij het begin: wat is een elektronische factuur?
Ceci n’est pas un pdf
Zoals reeds vermeld, volstaat het niet om uw factuur in elektronisch formaat te verzenden om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de komende Europese regelgeving. Elektronische facturatie vergt een elektronisch systeem dat door software kan worden gelezen zonder menselijke tussenkomst. Deze methode om facturen te verwerken, steunt op digitale standaarden en technologieën zoals elektronische handtekeningen, om de gegevensuitwisseling te vergemakkelijken en te beveiligen. Met andere woorden? Dat zal een aanzienlijke impact hebben op uw facturatieproces, aangezien het de bedoeling is om het verzenden, ontvangen en archiveren van uw facturen te automatiseren. Dat biedt een aantal voordelen op het vlak van winstgevendheid, betrouwbaarheid en productiviteit, maar daar komen we later nog op terug.
September 2026 en 2027, data om te onthouden
Ze werd al eens uitgesteld, maar nu is het menens: de elektronische facturatie wordt in Europa verplicht vanaf september 2026 voor bedrijven met meer dan 250 werknemers, en vanaf september 2027 voor kmo’s en micro-ondernemingen. Deadlines die heel snel naderen! Dit is echter niet alleen een technisch of IT-project, het heeft ook implicaties op het vlak van boekhouding, financiën, marketing en zelfs HR, inclusief de opleiding van werknemers. Voor CFO’s is dit een belangrijk punt, omdat het rechtstreeks invloed heeft op de processen inzake facturering, incasso en cashflowbeheer. Meer nog dan een kwestie van naleving – ja, er zijn financiële sancties aan verbonden – is het ook een kans om taken te stroomlijnen, te vereenvoudigen en te automatiseren, met duidelijke productiviteitswinsten.
De voordelen van elektronische facturatie
De voordelen zijn legio. Vooral voor CFO’s zal de elektronische facturatie een strategische rol spelen om de betaal- en incassotijden in te korten, het cashmanagement te verbeteren en de behoefte aan incasso te verminderen. De elektronische facturatie zal het echter ook mogelijk maken om te besparen op administratiekosten (geschat op € 3,36 miljard in België) en om human resources (inclusief CFO’s) toe te wijzen aan taken met een hogere toegevoegde waarde. Als katalysator van de digitale transitie is elektronische facturatie ook een hefboom om klanten- en leveranciersrekeningen te optimaliseren, een betere traceerbaarheid van facturen te verzekeren en bruikbare financiële en commerciële gegevens te verstrekken. Last but not least is dit een gouden kans om de beveiliging, vertrouwelijkheid en gegevensbescherming te versterken.
