Maar wat als de e-mail eigenlijk onsterfelijk is? Nu hij de kaap van de zestig nadert, mogen we gerust stellen dat opa e-mail zich opmerkelijk kranig houdt. Als pionier van de digitale communicatie groeide hij uit tot een universele norm: toegankelijk, open en diep ingebed in onze dagelijkse gewoontes. Ondertussen zijn er alternatieven te over, maar de e-mail echt vervangen doen ze niet. Gaat het om een gezonde samenlevingsvorm of is het een doemscenario voor totale verzadiging?
tomlinson@bbn-tenexa is het allereerste e-mailadres ooit, namelijk dat van Ray Tomlinson. In het najaar van 1971 verstuurt deze ingenieur van Bolt Beranek & Newman – en tevens de bedenker van het apenstaartje als scheidingsteken tussen de gebruikersnaam en de naam van de machine – het eerste elektronische bericht tussen twee computers via ARPANET, de voorloper van het moderne internet. Wat erin stond? QWERTYUIOP, een reeks letters (van zijn toetsenbord) die onze manier van communiceren voorgoed zou veranderen. Meer dan vijftig jaar later blijken de vele doodverklaringen van de e-mail gewoon … fout. De cijfers spreken voor zich: in 2015 werden wereldwijd dagelijks 204 miljard (niet-spam)berichten verstuurd, tien jaar later zijn dat er 320 miljard. De e-mail blijft dus communicatiekanaal nummer één, zeker voor professioneel gebruik.
Waarom blijft de e-mail overleven?
Van Netscape tot de vaste telefoon, en van ICQ tot de fax en BlackBerry Messenger: heel wat ‘technologieën’ hebben de tand des tijds niet doorstaan. Maar de e-mail wel. Hoe dat komt? In de eerste plaats dankzij zijn universele karakter. Omdat er geen externe account nodig is, is hij volledig interoperabel. De e-mail is open en gedecentraliseerd. Hij heeft met andere woorden geen eigenaar, waardoor hij dus onmogelijk te ‘doden’ is. Ironisch genoeg vragen tools die hem het zwijgen willen opleggen, net een e-mailadres om een account aan te maken, in te loggen of meldingen te sturen (nietwaar, Slack?). Ons mailadres is van geen enkel platform afhankelijk. Ook het feit dat e-mail gratis en eenvoudig is, speelt in zijn voordeel: een vertrouwde interface, geen leercurve, asynchrone communicatie. En in tegenstelling tot zijn concurrenten heeft de e-mail zelfs juridische waarde en doet hij dienst als digitale geheugenbank. Als pionier op het vlak van digitale communicatie blijft de e-mail ook bestaan dankzij zijn netwerkeffect: gewoontes die mettertijd zijn ingeburgerd en die bestand zijn tegen ’innovaties’.
De structuurcultuur vs. het spookbeeld van de eindeloze stroom
Ondanks de vele voordelen berichten de voorpagina’s geregeld over het nakende einde van de e-mail. In 2010 al beweerde Mark Zuckerberg dat Facebook de e-mail van de troon zou stoten. Maar ondanks de fikse opmars van de sociale netwerken (zowel privé als zakelijk, zoals Yammer), is de e-mail nog steeds alive and kicking. Ook de Franse reus Atos kondigde in 2012 aan dat e-mail binnen de drie jaar volledig zou verdwijnen. Mis! In 2021 was het Slack dat grafdelver speelde met een ‘studie’ die de nabije dood van de e-mail voorspelde. Zelfs het o zo dominante WhatsApp krijgt het gewoonweg niet voor elkaar. Deze nieuwe communicatietools beloven nochtans veel: snelheid, themakanalen, integratie, samenwerking, … Maar tussen de smileys en de LOL’s door worden hun beperkingen al snel duidelijk: fragmentatie, opdringerige meldingen, een permanente stroom, uitsluiting, … Ook hun afhankelijkheid blijft hen parten spelen. Zo slagen Notion of Asana er wel in om de workflows te structureren en informatie te centraliseren, maar kunnen ze niet zonder e-mail voor hun meldingen en externe communicatie.
Een overlever met een kerfstok
Misschien is hij wel zijn eigen grootste vijand, want de overload aan e-mails is reëel. Een werknemer ontvangt gemiddeld 144 professionele mails … per dag. Voor een leidinggevende zijn dat er 400. Als slachtoffers en beulen tegelijk besteden we enorm veel tijd aan het beheer van onze inbox, soms tot het punt dat we onze mails dood wensen. Van het ‘to-dolijst’-syndroom tot volle inbox-stress en de spam-plaag (goed voor 55 tot 95% van het wereldwijde verkeer): de e-mail komt niet helemaal onschuldig uit dit verhaal. Misschien kan artificiële intelligentie hem van deze verstikkingsdood redden met functies zoals automatisch sorteren, slimme prioritering, … Maar los van AI: wat als niet de e-mail zelf het probleem is, maar wel onze relatie tot tijd? Wat als onze cultuur van ‘alles, nu meteen’ ons gijzelaars van onze inbox maakt? Hoewel de e-mail bedoeld was voor asynchrone communicatie, wordt hij al te vaak geassocieerd met urgentie.
Slimme samenlevingsvorm of chaotische opeenstapeling?
Sociale netwerken, platformen en instant messaging hebben de e-mail dan wel niet ‘gedood’, maar ze zijn zelf evenmin verdwenen. En dus jongleren we elke dag opnieuw tussen onze inbox, sms’en, X-threads, Slack-kanalen, Teams-chats en WhatsApp-groepen. Het ene vervangt het andere niet: we stapelen alles gewoon op! De grens tussen nuttige co-existentie en totale verzadiging is flinterdun en vraagt om duidelijke regels, zeker op de werkvloer. Wanneer welke kanalen gebruiken? E-mail voor formele, externe en traceerbare communicatie? Instant messaging voor snelle uitwisselingen? Projecttools voor samenwerking? Waarom ook niet? Maar dan wel op voorwaarde dat er protocollen worden opgesteld, goede praktijken worden gedeeld en er echt recht op ontkoppeling wordt ingevoerd. De e-mail is dus wel degelijk springlevend, maar zoals bij alle digitale tools is het belangrijker dan ooit om er beter mee te leren omgaan.
